Nikt w Waszej firmie nie potrafi wycenić wyjścia z własnego IT

Oto pytanie warte zadania na najbliższym spotkaniu zarządu: gdybyśmy musieli odejść od obecnej platformy, ile by to kosztowało, ile trwało i co byśmy stracili?

W większości firm nikt nie umie odpowiedzieć. Nie dlatego, że pytanie jest trudne, tylko dlatego, że nigdy nie padło — a koszt zmiany jest przez to niezmierzonym zobowiązaniem leżącym pod każdą negocjacją przedłużenia umowy, jaką ta firma kiedykolwiek przeprowadzi.

Cztery składniki

Pieniądze. Nowe licencje, praca migracyjna, tymczasowa praca równoległa i godziny Waszych własnych ludzi. Ta ostatnia pozycja jest największa i nikt jej nie liczy, bo nie pojawia się na fakturze.

Czas. Nie harmonogram projektu, tylko wersja realistyczna, łącznie z miesiącem, w którym działają oba systemy i nikt nie jest pewien, który jest źródłem prawdy.

Dane. Co wychodzi i w jakim kształcie. Poczta zwykle wychodzi. Dokumenty zwykle wychodzą. Uprawnienia, historia udostępnień, historia wersji, wątki czatu, kalendarze z wyjątkami w cyklach i powiązania między tym wszystkim — często nie.

Zachowania. Każdy proces zbudowany wokół obecnego narzędzia, każdy skrót, którego ludzie się nauczyli, każda integracja, którą ktoś ustawił w 2022 roku i nie opisał.

Zsumujcie to, a dostaniecie liczbę. Ta liczba to tyle, ile Wasz obecny dostawca mógłby wycisnąć, zanim odejście stanie się racjonalne — i żadna ze stron jej nie zna.

Dlaczego nikt tego nie mierzy

Ma znaczenie dopiero przy odejściu. Do tego czasu ignorowanie nic nie kosztuje, czyli dokładnie tak wygląda każde zobowiązanie, które w końcu kogoś zaskakuje.

To nieprzyjemne. Osoba, która wybrała platformę, musiałaby wycenić własną decyzję, a liczba bywa większa niż roczny wydatek.

Nic tego nie wyzwala. Nic w procesie przedłużenia umowy o to nie pyta. Przedłużenia pytają o cenę i funkcje, więc o tym się rozmawia.

Dostawcy sami z siebie tego nie podają. Rozsądnie. To nie ich rola pomagać Wam policzyć koszt odejścia od nich.

Co zmienia zmierzenie tego

Przedłużenia stają się negocjacjami. Firma znająca swój koszt wyjścia negocjuje z informacją. Firma, która go nie zna, dostaje podaną cenę.

Nowe decyzje są lepsze. Gdy wybieracie nowe narzędzie, pytanie ile kosztowałoby odejście zmienia to, które wygrywa — i zwykle zmienia w dobrą stronę.

Część kosztów okazuje się mała. Nie wszystko jest zamknięte. Często poczta i dokumenty są przenoszalne, a cała zależność koncentruje się w jednym miejscu — zazwyczaj w tożsamości — czyli jest jeden problem do rozwiązania, a nie dwanaście.

Suwerenność dostaje liczbę. Niezależność przestaje być preferencją, a staje się kosztem uniknionym — a to jest rozmowa, którą dyrektor finansowy może odbyć.

Jak faktycznie zdobyć tę liczbę

Wybierzcie trzy systemy, bez których firmie byłoby najciężej. Dla każdego zapytajcie dostawcę na piśmie, co zawiera eksport i w jakim formacie. Zapytajcie własnych ludzi, ile trwała ostatnia porównywalna migracja, a potem zastosujcie standardową poprawkę do tego szacunku. I sprawdźcie w umowie, co dzieje się z Waszymi danymi po rozwiązaniu — łącznie z okresem przechowywania i tym, czy są usuwane, czy trzymane.

To tydzień pracy dający liczbę z widełkami. Ta liczba będzie niewygodna i o to chodzi: niewygodna liczba, którą widać, to znacznie lepsza pozycja niż wygodne założenie, którego nie widać.