Waszym planem ciągłości jest jedna osoba

Każda czterdziestoosobowa firma ma rejestr ryzyk i żadna nie ma w nim tego prawdziwego. Prawdziwym ryzykiem jest to, że jedna osoba zna hasła administracyjne, wie, który dostawca za co odpowiada, po co stoi ten serwer w kącie i co się zepsuje, jeśli w marcu nie odnowi się certyfikatu na VPN.

Ta osoba jest kompetentna, lojalna i kompletnie nieudokumentowana. Nikt tego nie zaplanował. Wydarzyło się to po jednej pilnej naprawie naraz.

Jak to powstaje

Ktoś się wychylił. Zwykle nie przez zatrudnienie — po prostu osoba, która radziła sobie z komputerami, gdy firma miała dwanaście osób, i która nią pozostała, gdy firma urosła.

Dokumentacja zawsze była na przyszły kwartał. Naprawdę i z dobrego powodu: zawsze coś było zepsute, a spisywanie tego, jak naprawiło się poprzednią rzecz, przegrywa z naprawianiem następnej.

Dostępy zawężono z dobrych powodów. Mniej administratorów to lepsza rada bezpieczeństwa i jest ona trafna dokładnie do momentu, w którym mniej znaczy jeden.

Dostawcy nauczyli się, do kogo dzwonić. Teraz relacja, historia konta i cały nieformalny kontekst mieszkają w tej samej głowie co hasła.

Pół roku tego i firma ma zależność, której nie wybrała, od osoby, która o nią nie prosiła i przeważnie jej nie lubi.

Ile to naprawdę kosztuje

Urlop nie jest urlopem. Ta osoba bierze laptopa, a wszyscy wiedzą, że odbierze telefon. To pierwszy objaw i ten, który najszybciej staje się normą.

Zmiany zwalniają. Każdy projekt potrzebuje tej samej osoby, więc kolejka ma głębokość jeden, niezależnie od budżetu.

Bezpieczeństwo się pogarsza, nie poprawia. Jeden administrator, którego nie da się zastąpić, oznacza nieformalne dzielenie się poświadczeniami podczas awarii, a to dzielenie nigdy nie zostaje odwrócone.

Nie da się jej awansować. Najpewniejszym sposobem na utratę tej osoby jest uniemożliwienie jej robienia czegokolwiek poza byciem pojedynczym punktem awarii.

A potem koszt właściwy: odchodzi, a firma dowiaduje się, co było w tej głowie, odkrywając, które części były nośne.

Co to naprawia, po kolei

Spisane środowisko. Co istnieje, gdzie, po co, kto dostarcza, kiedy się odnawia i co się stanie, jeśli przestanie. Nudne, nieefektowne i najbardziej wartościowy dokument w średniej firmie.

Poświadczenia w systemie, a nie w człowieku. Menedżer haseł ze zdefiniowanym dostępem, spisana procedura awaryjna i odzyskiwanie, które nie zależy od jednego telefonu.

Druga para rąk z prawdziwym dostępem. Wewnętrzna albo zewnętrzna, ale z realnymi uprawnieniami i kontekstem wystarczającym, żeby być użyteczną w trakcie incydentu, a nie po nim.

Relacje z dostawcami na kontach firmy. Umowy, portale i uprawnienia do wsparcia zarejestrowane na firmę, z więcej niż jedną wskazaną osobą kontaktową.

Próba generalna. Raz w roku ta osoba znika na tydzień, a ktoś inny to prowadzi. Co się zepsuje, to jest luka w dokumentacji, znaleziona tanio.

Niewygodna rozmowa

Osoba w tej roli często opiera się naprawie, a powodem rzadko jest obawa o pracę. Powodem jest to, że naprawa oznacza przyznanie, jak wiele jest nieudokumentowane, a to brzmi jak zarzut wobec jej pracy.

Warto powiedzieć wprost, że nim nie jest. Ta sytuacja to przewidywalny skutek firmy rosnącej szybciej niż jej dokumentacja i jest porażką firmy, a nie tej osoby. Postawione tak, rozmowa zwykle idzie dobrze — bo człowiek, który to dźwiga, prawie zawsze chciał to odłożyć.