Odejście pracownika: ile kont zostaje otwartych

Kierowniczka projektów oddaje laptopa w piątek po południu. HR ma wypełniony formularz, IT wyłącza jej konto w katalogu, zanim dojdzie do parkingu, a skrzynka dostaje przekierowanie do przełożonego. Każdy robi swoją część porządnie i w poniedziałek firma uznaje, że jej już nie ma.

Trzy tygodnie później dostawca pisze do niej w sprawie zamówienia w swoim ekstranecie, a odpowiedź wychodzi z jej telefonu. W narzędziu do projektowania, za które zespół nadal płaci, figuruje jako właścicielka przestrzeni roboczej. Mały skrypt, który napisała, żeby ściągać dane o dostawach do arkusza, uruchamia się co noc na kluczu API wystawionym na jej nazwisko. Czat grupowy z dwoma klientami wciąż działa na jej prywatnym numerze, bo tam się zaczął.

Nikt nie zrobił nic złego. Firma wyłączyła jedno konto, które widziała, i nie miała listy reszty.

Dlaczego tożsamość jest centralna tylko częściowo

Katalog obsługuje logowanie do systemów, które zostały do niego podłączone, a w większości średnich firm to mniejszość systemów, z których człowiek naprawdę korzysta. Reszta została kupiona przez zespół na firmową kartę, założona przez pierwszego użytkownika na jego własny adres albo przyszła razem z relacją z dostawcą. Każdy z tych systemów ma własne wyobrażenie o tym, kim jesteście, a katalog nigdy o nim nie słyszał. Wyłączenie centralnego konta zamyka drzwi frontowe budynku, który ma tuzin wejść bocznych.

Gdzie odchodzący zachowują klucze

SaaS kupiony poza IT. Narzędzie do analityki marketingowej, tablica projektowa, podpis elektroniczny. Każde ma listę użytkowników, a osoba, która je zakładała, zwykle wciąż jest administratorem — często z logowaniem, które nie idzie przez SSO, bo tańszy plan tego nie obsługuje.

Wspólne hasła, których nikt nie zmienił. Konta w mediach społecznościowych, portal kuriera, router w oddziale. Jeśli hasło było dzielone z odchodzącym, odchodzący nadal je zna. Katalog nie cofnie słowa, które ktoś pamięta.

Klucze API i automatyzacje stworzone przez człowieka. Integracje robią konkretne osoby i w usłudze, która wystawiła klucz, są one powiązane z ich tożsamością. Klucz działa dalej po odejściu, a kiedy w końcu przestaje, zatrzymuje coś produkcyjnego, o czym nikt nie wiedział, że od niego zależy.

Portale dostawców i klientów. Portal producenta drukarek, ekstranet firmy leasingowej, system zgłoszeń klienta. Te konta zakłada druga strona, na nazwisko odchodzącego, i druga strona nie ma pojęcia, że ten człowiek już u Was nie pracuje.

Urządzenia inne niż laptop. Telefon z aplikacją uwierzytelniającą, identyfikator, token sprzętowy, domowy router, na którym stoi profil VPN. Każde z nich jest poświadczeniem, a formularz pytał tylko o laptopa.

Czaty grupowe i prywatne numery. Relacja z klientem, która żyła w komunikatorze na prywatnym telefonie, odchodzi razem z telefonem. Nie ma tu konta do wyłączenia, jest tylko rozmowa, którą trzeba odbyć przed ostatnim dniem, a nie po nim.

Co obejmuje prawdziwy proces odejścia

Lista, która istnieje, zanim ktokolwiek odejdzie. Jeden wpis na osobę: każdy system, portal, klucz i wspólne hasło, które ta osoba ma — prowadzony w miarę nadawania dostępów, a nie odtwarzany ostatniego dnia. Większość pracy przy odejściu wykonuje się miesiące wcześniej, przy przyjęciu.

Jedna tożsamość i jak najwięcej systemów za nią. Każda usługa, która potrafi uwierzytelniać przez Wasz katalog, powinna to robić. Tam, gdzie produkt rezerwuje SSO dla najdroższego planu, to pozycja w koszcie wyjścia z tego produktu i warto ją tak nazwać.

Przekazanie własności, nie kasowanie. Przestrzenie robocze, dokumenty, automatyzacje i dyski wspólne, których właścicielem jest odchodzący, przechodzą na wskazanego następcę, zanim konto zostanie zamknięte. Skasowanie najpierw i odkrywanie zależności później to sposób, w jaki znika nocny raport.

Rotacja wszystkiego, co wspólne. Każdy sekret, który odchodzący znał, zmienia się tego samego dnia. Jeśli lista wspólnych sekretów jest tak długa, że to boli, to jest wniosek o liście, a nie o procesie.

Pismo na zewnątrz. Dostawcy i klienci, którzy założyli odchodzącemu konto, dostają tego dnia informację na piśmie. To jedyny krok, którego żaden system nie zautomatyzuje, bo konta stoją na cudzych systemach.

Co zmienia własna warstwa tożsamości

Kiedy katalog, który kontrolujecie, jest źródłem prawdy, a usługi wokół niego ufają mu, zamiast prowadzić własne listy użytkowników, odejście staje się jedną czynnością: wyłączacie osobę i każdy podłączony system idzie za tym. Zarządzanie urządzeniami czyści laptopa i telefon na podstawie tego samego wpisu. Proces odejścia, który opisujemy przy warstwie tożsamości na własność, jest zbudowany dokładnie na ten dzień.

Nie zamknie on ekstranetu dostawcy, nie zmieni hasła do portalu kuriera i nie zakończy czatu na prywatnym telefonie. To zostaje ręczne, a proces, który to przyznaje, jest bardziej wiarygodny niż taki, który obiecuje jeden przycisk. Uczciwa wersja brzmi: jedna czynność dla wszystkiego, co podłączone, i krótka spisana lista dla wszystkiego, co nie jest. Celem posiadania własnego IT jest skrócenie tej drugiej listy — tak samo jak celem jest wiedzieć, za co płacicie.

Test na ten tydzień

Wybierzcie jedną osobę, która odeszła w ostatnim roku. Nie trudne rozstanie, zwykłe. Potem poszukajcie: otwórzcie panel administracyjny każdego produktu SaaS, za który firma płaci, i wpiszcie jej nazwisko. Zapytajcie w oddziale, czy hasło do routera zmieniło się od tamtej pory. Zapytajcie byłego przełożonego, z którymi dostawcami ta osoba pracowała, i sprawdźcie u jednego z nich, czy konto nadal jest aktywne.

Policzcie, co znaleźliście. Liczba mówi, ile wejść bocznych ma Wasz budynek i czy formularz HR jest procesem odejścia, czy zwrotem laptopa. Jeśli wynik to zero, zapiszcie, skąd wiedzieliście, gdzie szukać — bo to początek listy, której ten proces potrzebuje. Większość firm nie dochodzi do zera i to jest punkt wyjścia do IT, które firma posiada, a nie powód do wstydu.