Licencje, których nikt nie liczy: audyt dostawcy przyjdzie sam

Dyrektor finansowa w firmie zatrudniającej sto dwadzieścia osób zadaje przed spotkaniem budżetowym proste pytanie: za ile stanowisk pakietu biurowego płacimy i ile osób go używa? Informatyk otwiera portal dostawcy i odczytuje liczbę. Potem ktoś z działu technicznego wspomina o programie do projektowania na czterech stacjach na zapleczu, pytanie wraca dla tego produktu, a potem dla programu księgowego, przeglądarki CAD, narzędzia do zdalnego wsparcia, bazy danych pod starym ERP.

Pod koniec popołudnia jest arkusz z lukami w każdej kolumnie. Za część produktów płaci się z karty, której nikt nie potrafi wskazać. Część zainstalowano z płyty lata temu i nikt nie wie, na co pozwalała licencja. Jeden produkt dostawca liczy na użytkownika, a firma na komputer, i te dwie liczby nigdy się nie zgadzały.

Nikt nie postanowił stracić rachuby. Oprogramowanie przychodziło po jednym zakupie, z trzech różnych budżetów, i nic nigdy nie miało być tą listą.

Dlaczego dostawca wie, a Wy nie

Każdy dostawca prowadzi operację liczenia. Jego oprogramowanie raportuje, co jest zainstalowane i kto się loguje, jego dział licencji zestawia to z tym, co zafakturowano, a kiedy obie liczby się rozjeżdżają, wychodzi pismo. Prosi o oświadczenie, o przegląd albo o instalację narzędzia, które policzy w jego imieniu. Pismo jest uprzejme i nie jest dobrowolne w świetle umowy, którą podpisaliście. Firma, która je dostaje, zwykle dowiaduje się w tej chwili, że nigdy niczego nie policzyła.

Gdzie narasta ekspozycja

Cena za użytkownika w firmie, która nie umie wymienić użytkowników. Płaskie plany na użytkownika wyglądają prosto, dopóki nie trzeba powiedzieć, kto jest użytkownikiem. Wspólny login w magazynie, podwykonawca, który odszedł na wiosnę, skrzynka, która tylko przekierowuje — każde z nich jest stanowiskiem albo nie jest, zależnie od treści licencji.

Zainstalowane to nie to samo co używane. Narzędzie audytowe liczy instalacje. Stacja, na którą wgrano pełny pakiet, bo taki był obraz systemu, laptop w szafie, maszyna wirtualna, którą ktoś sklonował — każda z nich to kopia w liczeniu dostawcy i nic w Waszym.

Umowa leży w szufladzie. To, na co pozwala licencja, jest zapisane w dokumencie z roku zakupu: ile urządzeń, czy instalacja w domu jest wliczona, czy maszyna wirtualna się liczy, czy wolno używać w drugim kraju. Ludzie, którzy to negocjowali, poszli dalej, a dokumentu od tamtej pory nikt nie czytał.

Pakiety ukrywają prawdziwą jednostkę. Pakiet wyceniony na użytkownika zawiera sześć produktów, z których firma używa dwóch. To nie ekspozycja, to marnotrawstwo — ale siedzi na tej samej fakturze co ekspozycja i utrudnia dostrzeżenie obu.

Wzrost odbywa się bez zdarzenia licencyjnego. Dwudziestu nowych pracowników dostaje stanowiska przez skopiowanie profilu poprzednika. Nikt nie kupuje dwudziestu licencji, bo nikt nie zapytał. Licznik dostawcy rusza w dniu zatrudnienia; licznik firmy przy odnowieniu, o ile w ogóle.

Lista nie ma właściciela. Finanse widzą faktury, IT widzi instalacje, kierownicy działów widzą narzędzia, które kupili. Nikt nie ma całego obrazu, a pismo audytowe jest adresowane do zarządu.

Co zawiera ewidencja licencji

Co jest zainstalowane, liczone na maszynę. Każda stacja, serwer i maszyna wirtualna wraz z oprogramowaniem, które na niej stoi. Zarządzanie urządzeniami, które prowadzicie sami, potrafi to zaraportować; arkusz potrafi to przechować; jedno i drugie bije zgadywanie.

Kto tego używa, liczone na osobę. Zapisy logowań z Waszego katalogu tam, gdzie produkt z niego korzysta, i wskazany właściciel tam, gdzie nie korzysta. Proces odejścia to miejsce, w którym ta lista się poprawia — opisujemy to w tekście Odejście pracownika: ile kont zostaje otwartych.

Na co pozwala umowa, jedno zdanie na produkt. Nie sama umowa: metryka, według której liczy, liczba, którą kupiliście, data odnowienia i klauzula, która pozwala Was audytować. Napisane przez kogoś, kto dokument przeczytał, i opatrzone datą.

Luka, nazwana wprost. Zainstalowane minus licencjonowane, używane minus opłacone. Pierwsza liczba to ekspozycja, druga to pieniądze wydawane na nic. Obie należą do tej samej tabeli, bo druga zwykle finansuje domknięcie pierwszej.

Data kolejnego liczenia. Co najmniej raz w roku i przed każdym odnowieniem, bo rozmowa o odnowieniu z dostawcą, który zna Wasze liczby lepiej niż Wy, nie jest negocjacją.

Gdzie open source zmienia pytanie, a gdzie nie

Oprogramowanie na otwartej licencji usuwa liczenie na stanowisko. Nie ma pisma audytowego o tym, ile osób uruchamia przeglądarkę, pakiet biurowy na wolnej licencji albo serwer z Linuksem. Dla firmy, która postanowiła posiadać swoje IT, to jedna z realnych zalet — i dlatego audyt, który opisujemy na stronie głównej, ma wycenić każdą licencję, łącznie z tymi, które warto zostawić.

Nie usuwa jednak ewidencji. Produkt open source nadal ma wersję, umowę wsparcia, jeśli ją kupiliście, i licencję, której warunki zaczynają mieć znaczenie w chwili, gdy go modyfikujecie albo na nim budujecie. Program księgowy, którego oczekuje biegły rewident, narzędzie projektowe, w którym klienci przysyłają pliki, i ERP, na którym działa magazyn, w większości pozostaną komercyjne — i to właśnie o te produkty są pisma. Open source skraca listę; nie zwalnia z jej prowadzenia. Wycena całego majątku, komercyjnego i wolnego, jest częścią wiedzy o tym, ile kosztowałoby wyjście z każdego elementu.

Test na dzisiejsze popołudnie

Wybierzcie jeden produkt, o który najmniej chcielibyście dostać pismo. Zapiszcie w jednej linii trzy liczby: ile kopii jest zainstalowanych, ile osób używało go w zeszłym miesiącu, ile stanowisk obejmuje obecna umowa. Dajcie sobie godzinę i nie korzystajcie z pomocy dostawcy.

Jeśli wszystkie trzy liczby są w linii i pochodzą z czegoś, co możecie pokazać, ewidencja istnieje i trzeba ją tylko rozszerzyć o kolejny produkt. Jeśli po godzinie jednej z nich brakuje, to od tego produktu trzeba zacząć — bo dostawca ma już wszystkie trzy.