Kopia, której nie odtworzyliście, to nadzieja, nie plan

Poniedziałek rano i nie ma wspólnego folderu ze wszystkimi podpisanymi umowami z klientami. Skasował go klient synchronizacji, coś go zaszyfrowało albo odchodzący pracownik posprzątał trochę zbyt dokładnie. Ktoś wypowiada uspokajające zdanie: przecież mamy kopie.

I zaczynają się pytania. Która kopia? Gdzie jest? Kto ma hasło? Ile trwa odtworzenie? Czy ten folder w ogóle w niej jest? Odpowiedzi przychodzą w czwartek, a jedna z nich brzmi tak, że folder dodano do dysku współdzielonego już po tym, jak skonfigurowano zadanie kopii.

Prawdziwa przyczyna jest taka, że kopie zapasowe kupuje się jak produkt i ocenia po tym, czy nocne zadanie zgłasza sukces. Zielony znaczek mówi, że jakieś dane zostały gdzieś skopiowane. Nie mówi nic o tym, czy da się je odzyskać, ile to potrwa i czy to, co właśnie straciliście, w ogóle było w kopii.

Jak kopie zawodzą w dniu, w którym są potrzebne

Nigdy nieodtwarzane. Zadanie kończy się sukcesem co noc, a nikt nigdy niczego z kopii nie przywrócił. Pierwsze prawdziwe odtworzenie jest zarazem pierwszym testem i odbywa się pod presją, kiedy firma czeka.

Te same klucze co produkcja. Do kopii można się dostać tym samym kontem administratora co do systemów, które chronią. Ktokolwiek — albo cokolwiek — przejmie to konto, może najpierw skasować kopie. Wiadomo, że grupy stojące za ransomware szukają ich, zanim zaszyfrują cokolwiek innego.

Chmura uznana za kopię. Poczta i dokumenty w pakiecie chmurowym są replikowane przez dostawcę na potrzeby jego własnej dostępności. To nie to samo co kopia, którą kontrolujecie i z której możecie odtworzyć dane po skasowaniu, błędzie synchronizacji albo przejęciu konta. Przeczytajcie, co warunki Waszego dostawcy naprawdę mówią o usuniętych elementach i okresach przechowywania, zamiast zakładać.

Dane bez konfiguracji. Pliki są bezpieczne, ale serwera, na którym leżały, uprawnień, katalogu i reguł zapory już nie ma. Odtwarzanie danych w próżnię trwa znacznie dłużej niż samo odtwarzanie danych.

Nikt nie zna czasu odtworzenia. Firma pyta, ile to potrwa, a uczciwa odpowiedź brzmi: zobaczymy. Liczą się dwie wartości — ile ostatniej pracy możecie stracić i jak długo możecie obyć się bez systemu — a w większości firm żadnej z nich nikt nigdy nie zapisał.

Jak wygląda kopia, którą naprawdę macie

Kilka kopii, jedna poza zasięgiem. Stara zasada 3-2-1 nadal obowiązuje: trzy kopie, na dwóch rodzajach nośników, jedna poza siedzibą. Współczesny dopisek: co najmniej jedna kopia jest niezmienna albo offline, więc nic w sieci produkcyjnej nie może jej skasować.

Osobne poświadczenia. Kopiami administruje się z osobnych kont z własnym drugim składnikiem logowania, a nie z codziennego konta administratora. Te poświadczenia leżą tam, gdzie zespół odtwarzający je znajdzie, kiedy główne systemy nie działają.

Własna kopia danych z chmury. Poczta, dokumenty i czaty kopiowane do magazynu, który kontroluje firma, tak żeby kopia nie zależała od konta, do którego możecie stracić dostęp. To to samo pytanie co przy wycenie wyjścia: co naprawdę da się wyciągnąć i w jakiej postaci.

Konfiguracja też w kopii. Katalog, konfiguracja zapory i przełączników, sposób budowy serwerów: wyeksportowane albo spisane, żeby odtwarzane dane miały gdzie wylądować.

Dwie wartości uzgodnione z biznesem. Dla każdego kluczowego systemu: jaka utrata danych jest do przyjęcia i jaka przerwa jest do przyjęcia. To one wyznaczają częstotliwość kopii i sposób odtwarzania, a nie odwrotnie — i ustalają je ludzie prowadzący firmę, a nie ten, kto konfigurował zadanie.

Odtworzenie w kalendarzu. Co kwartał prawdziwe odtworzenie czegoś wybranego losowo, z pomiarem czasu i notatką, łącznie z tym, co poszło nie tak. To właśnie zapis zamienia kopię zapasową w plan.

Nic z tego nie jest efektowne i wszystko to należy do firmy, a nie do produktu. To część tego, co rozumiemy przez IT na własność zamiast w abonamencie: środowisko zaprojektowane tak, żeby działało dalej, kiedy zawodzi dostawca, konto albo człowiek. A jeśli jedyna osoba, która wie, jak odtworzyć dane, jest akurat na urlopie, to problem opisany w tekście Waszym planem ciągłości jest jedna osoba.

Test

Wybierzcie jeden plik, który ostatnio zmieniano mniej więcej trzy miesiące temu, i jedną skrzynkę pocztową. Odtwórzcie oba dzisiaj, w inne miejsce, i zmierzcie czas od rozpoczęcia do chwili, w której ktoś potwierdzi, że zawartość jest właściwa.

Potem odpowiedzcie na jeszcze jedno pytanie: czy konto, którego właśnie użyliście, mogłoby też skasować kopie?

Jeśli odtworzenie zajęło więcej niż dzień roboczy albo odpowiedź na drugie pytanie brzmi „tak”, znaleźliście najcenniejszą pracę w IT, jaką Wasza firma może wykonać w tym kwartale. A znalezienie jej nic nie kosztowało.